Cara Membuat Jadwal Rutin Service AC untuk Kantor Besar

KONTAN.CO.ID - Merawat AC kantor bukan cuma soal kenyamanan, tetapi juga soal efisiensi energi dan durasi pemakaian. Bayangkan berapa banyak orang yang akan terganggu jika AC tiba-tiba mati saat rapat penting atau ketika kantor sedang penuh aktivitas!

AC yang dirawat secara rutin akan memberikan pendinginan maksimal, lebih awet, dan tentu menghemat biaya listrik dalam jangka panjang. Jika Anda bekerja di kantor besar dan belum memiliki jadwal rutin untuk service AC, sekarang adalah waktu yang tepat untuk memulainya.

1. Pahami Pentingnya Jadwal Service Rutin AC

Sebelum mulai membuat jadwal, Anda perlu tahu mengapa merawat AC secara teratur itu penting. AC yang rutin diservis akan bekerja dengan lebih efisien dan awet.

Bayangkan jika Anda harus mengganti komponen AC di seluruh gedung hanya karena lupa melakukan perawatan sederhana! Biaya perbaikan atau penggantian komponen akan jauh lebih tinggi dibandingkan dengan biaya jasa service AC yang rutin.

Selain itu, AC yang dirawat dengan baik juga membantu menghemat energi. Ketika filter dan komponen dalam kondisi bersih, mesin tidak perlu bekerja lebih keras, dan ini berdampak pada pengurangan konsumsi listrik.

Dari segi kesehatan, AC yang terawat juga lebih aman bagi penghuni gedung karena mengurangi risiko penyebaran kuman atau alergen.

2. Identifikasi Jenis dan Jumlah AC yang Ada di Kantor

Langkah pertama dalam menyusun jadwal adalah mengetahui berapa banyak unit AC yang harus Anda rawat dan jenisnya. Di kantor besar, Anda mungkin akan menemukan berbagai tipe AC, seperti AC split, AC central, atau bahkan AC ducting. Setiap jenis memiliki kebutuhan perawatan yang berbeda.

Misalnya, AC split mungkin memerlukan pembersihan filter yang lebih sering, sementara AC central memerlukan pengecekan sistem ducting untuk menghindari penyumbatan.

Catat setiap unit AC yang ada, lokasinya, tipe AC, dan ukuran ruangan tempat AC tersebut dipasang. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi prioritas perawatan dan jadwal yang paling sesuai untuk setiap unit.

3. Tentukan Frekuensi Perawatan yang Sesuai

Frekuensi service AC biasanya tergantung pada intensitas penggunaannya dan lingkungan kantor. Untuk kantor yang padat dan ruangan yang selalu aktif, service AC sebaiknya dilakukan setiap 1-2 bulan sekali. Namun, jika AC berada di area yang jarang digunakan, mungkin cukup diservis setiap 3-4 bulan.

Anda juga bisa mempertimbangkan untuk melakukan pengecekan kecil setiap bulan, seperti memeriksa filter udara atau melihat apakah ada suara tidak normal dari unit AC.

Pengecekan kecil ini bisa dilakukan oleh petugas teknis di kantor, sementara pengecekan besar seperti pembersihan evaporator, kondensor, dan pengisian freon sebaiknya dilakukan oleh penyedia jasa service AC profesional.

4. Pilih Penyedia Jasa Service AC yang Terpercaya

Langkah berikutnya adalah mencari jasa service AC kantor yang sudah terpercaya, terutama jika kantor Anda berskala besar dan memiliki puluhan unit AC yang perlu dirawat.

Anda bisa mencari rekomendasi atau bertanya kepada perusahaan-perusahaan lain di sekitar yang memiliki gedung besar. Misalnya, Refcon Polar Nusaindo adalah salah satu penyedia jasa service AC yang dikenal berpengalaman dalam menangani berbagai jenis AC.

Saat memilih jasa service AC, pastikan mereka memiliki teknisi yang terlatih dan berlisensi. Selain itu, tanyakan juga mengenai layanan yang ditawarkan, mulai dari pembersihan filter, pengisian freon, hingga perbaikan komponen penting.

5. Buat Sistem Pengingat Jadwal Service

Setelah memiliki jadwal rutin, langkah selanjutnya adalah memastikan Anda tidak melupakan tanggal service yang sudah dijadwalkan. Salah satu cara termudah adalah dengan membuat pengingat di kalender digital yang terhubung dengan email atau aplikasi manajemen kantor. Anda bisa membuat pengingat dua minggu sebelum jadwal service agar tim manajemen kantor bisa mempersiapkan segala kebutuhan.

Selain itu, pastikan untuk mencatat setiap kali AC diservis atau diperbaiki. Dengan mencatat riwayat perawatan, Anda bisa melihat pola kebutuhan perawatan AC di kantor dan mengatur jadwal yang lebih efektif ke depannya.

6. Atur Jadwal Service Berdasarkan Area Kantor

Jika kantor Anda besar dan memiliki banyak ruangan, lebih baik membagi jadwal service AC berdasarkan area. Misalnya, Anda bisa menjadwalkan service AC untuk lantai pertama pada minggu pertama setiap bulan, lalu melanjutkan ke lantai kedua pada minggu kedua, dan seterusnya. Dengan cara ini, Anda tidak perlu mengganggu seluruh aktivitas kantor sekaligus saat perawatan dilakukan.

Mengatur jadwal berdasarkan area juga memudahkan koordinasi dengan penyedia jasa. Teknisi bisa fokus menangani satu area dalam satu waktu, sehingga pekerjaan bisa diselesaikan lebih cepat dan efisien.

7. Libatkan Tim Pemeliharaan Internal

Bagi kantor besar, ada baiknya untuk memiliki tim pemeliharaan internal yang bisa memantau kondisi AC setiap hari. Tim ini tidak perlu melakukan perbaikan besar, tapi bisa melakukan pemeriksaan dasar seperti membersihkan debu pada bagian luar AC, memeriksa apakah filter perlu diganti, dan memastikan bahwa AC berfungsi tanpa gangguan.

Dengan melibatkan tim internal, Anda bisa mengurangi frekuensi kunjungan teknisi dari luar dan menekan biaya. Tim internal juga bisa memberikan laporan secara rutin, yang kemudian bisa dijadikan acuan untuk memutuskan apakah perlu dilakukan service lebih cepat dari jadwal yang sudah ditentukan.

Menyusun jadwal service AC untuk kantor besar memang membutuhkan perencanaan yang matang, namun usaha ini akan sangat bermanfaat dalam jangka panjang. Jadwal yang rutin membantu AC bekerja lebih efisien, menghemat biaya, dan menjaga kenyamanan seluruh karyawan.

Dengan beberapa tips di atas, Anda bisa lebih mudah mengelola jadwal service AC di kantor besar. Jangan lupa, pilihlah penyedia jasa yang terpercaya agar Anda tidak perlu khawatir dengan kualitas perawatan.